Verifactu: guía esencial para pymes y autónomos.

¿Qué es Verifactu y en qué se diferencia de la factura electrónica tradicional?

Verifactu es un nuevo sistema de facturación aprobado por la Agencia Tributaria (AEAT) en el marco de la lucha contra el fraude fiscal. A diferencia de la factura electrónica tradicional, incorpora un código QR y un código de verificación que permiten al receptor y a la Administración validar la factura de manera ágil y segura.

El sistema Verifactu garantiza la integridad y trazabilidad de las facturas mediante un registro seguro y verificable que impide la alteración posterior de los datos. Este modelo busca reforzar la presunción de veracidad de los registros de facturación y ofrecer a pymes y autónomos un sistema de facturación electrónica gratuito y accesible.

¿Por qué la AEAT impulsa Verifactu?

La AEAT impulsa Verifactu como parte de la Ley Antifraude y de su estrategia para reducir la economía sumergida. Este sistema tiene como objetivo mejorar la trazabilidad de las operaciones y garantizar que las facturas reflejan operaciones reales.

Entre los beneficios esperados destacan la mayor seguridad fiscal, la facilidad para realizar comprobaciones por parte de la Agencia Tributaria y la reducción de riesgos de inspecciones si se utiliza el modelo de envío automático de datos en tiempo real.

¿Quién necesita contar con Verifactu y cuándo será obligatorio?

Este sistema de facturaciónserá obligatorio para todas las empresas y autónomos que utilicen software de facturación, concretamente los conocidos como Sistemas Informáticos de Facturación (SIF). Esta obligación afectará especialmente a quienes utilicen programas de contabilidad o ERP que deban adaptarse al nuevo modelo.

El calendario oficial prevé su implantación obligatoria a partir de 2026, aunque muchas pymes y autónomos podrán comenzar a adaptarse de forma voluntaria antes de esa fecha, para familiarizarse con los requisitos técnicos y el nuevo formato de facturación verificable.

Dos modelos de cumplimiento frente a Verifactu

El sistema contempla dos formas de cumplimiento. El primero es el modelo de «envío automático en tiempo real» a la Agencia Tributaria, donde cada factura emitida se comunica de forma inmediata. Este modelo ofrece mayor seguridad y puede minimizar riesgos de inspección al mantener actualizados los registros.

El segundo modelo es el «no activo», donde las facturas no se envían automáticamente, pero deben conservarse con los registros de eventos exigidos y estar disponibles para la Administración cuando esta los requiera. Ambas opciones deben cumplir con los requisitos de integridad y trazabilidad.

Ventajas e inconvenientes del modelo Verifactu

Entre las ventajas se encuentra la mejora en la seguridad fiscal, la transparencia en la relación con la Agencia Tributaria y la reducción de la posibilidad de cometer errores involuntarios en la facturación. Además, utilizar un software compatible con Verifactu puede aportar tranquilidad ante futuras inspecciones.

Sin embargo, también existen inconvenientes como los posibles costes de adaptación para quienes no utilicen actualmente software homologado, así como la responsabilidad de archivo y custodia en el modelo no activo. Para muchas pymes y autónomos, el sistema Verifactu puede suponer un cambio en sus procesos habituales.

¿Cómo saber si tu software es compatible?

Para cumplir con Verifactu, las empresas deben utilizar Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) que sean compatibles con la normativa y, en su caso, homologados por la Agencia Tributaria. Estos programas deben garantizar la generación de facturas con código QR y la posibilidad de incluir el código de verificación.

La Agencia Tributaria publicará un listado oficial de software certificado, aunque ya existen en el mercado soluciones ERP y aplicaciones adaptadas a Verifactu. Es importante verificar que el proveedor del software ofrece garantía de compatibilidad y actualización continua.

Claves para preparar tu empresa (pasos prácticos)

El primer paso es informarse sobre si el software de facturación actual es compatible o si debería actualizarse. Contactar con el proveedor y solicitar información sobre su adaptación a Verifactu es fundamental. Además, es recomendable comenzar a formar al personal sobre el nuevo sistema y sus implicaciones.

Es importante valorar si se desea trabajar con el modelo de envío automático, que podría aportar ventajas fiscales, o con el modelo de conservación para revisión posterior. Preparar la empresa con tiempo permitirá adaptarse sin prisas y evitará problemas operativos cuando el sistema sea plenamente obligatorio.

Conclusión: Una oportunidad para pymes y autónomos

El sistema Verifactu representa un cambio importante en la gestión de la facturación en España. Aunque su implementación supondrá un esfuerzo inicial para las pymes y autónomos, también puede convertirse en una oportunidad para modernizar los procesos y mejorar la seguridad fiscal.

Adaptarse a tiempo permitirá a las empresas estar mejor preparadas para futuras obligaciones, optimizar sus procesos contables y reducir riesgos de inspección. La clave está en informarse, elegir un software compatible y comenzar la transición de forma planificada.